Gizem
Bazılarımızın, tüm insanlığa adaletle bahşedilmiş 24 saatlik bir günü 48 saatlikmiş gibi kullandığını farketmişsinizdir. Onların adeta, işleri yoluna koyabilmek için esrarengiz güçleri, işlerinin yanı sıra ailesine, arkadaşlarına ve kendisine ayıracak fazladan zamanları ve kimilerimiz işten çıkıp evde dinlemek için can atarken, katılımı ihmal etmedikleri akşam organizasyonları vardır. Aslında işler göründüğü kadar zor değil ve doğru bir zaman yönetimi ile çok uzun süre çalışmaya gerek olmadan, günü daha verimli bir şekilde kullanmak mümkün.
İşlerinizi ertelemeyin
Verimli bir gün geçirmenin sırrı hiç bir işi ertelememekten geçer. Erteleyerek zihninizde tuttuğunuz her iş, hem zihinsel hem de fiziksel olarak sizi yorar ve zaman kaybına yol açar. Bir e-postayı veya telefon görüşmesini daha sonra ilgilenmek üzere beklettiğinizde o iş aklınızda yer tuttuğu gibi, bir sonraki işe de yeterince odaklanmanızı engelleyecektir. Eğer o an yapamayacağınız kadar meşgulseniz o işi birine devretmeyi deneyebilirsiniz. Sıcağı sıcağına yapılmayan ‘nahoş’ bir işin soğudukça daha çekilmez olacağını anlatan ”eat that frog” (ye o kurbayı) deyişi kulağınıza küpe olsun!
Ertesi güne hazır olun
Verimli insanlar bir iş gününü, ertesi güne hazırlanarak bitirir. Bu uygulama hem o gün yapılmış olan işleri kontrol etmenizi sağlar hem de ertesi güne daha hızlı başlamayı garantiler. Başarının sırrı çok çalışarak zaman harcamak değil, planlı bir şekilde çalışmaktır. Kısa bir hazırlıkla ertesi gün mümkün olan en az enerjiyi harcayarak en fazla faydayı elde etmiş, gününüzü daha verimli kullanmış olursunuz.
En zordan başlayın
İnsanların en verimli olduğu saatler sabah saatleridir. Bu nedenle çalışmaya başladığınızda işlerinizin sırasını sizi zorlayabilecek, gün içinde en az yapmayı istediğiniz işleri önceliklendirerek oluşturun. Böylece günün kalanında daha fazla yaşayacağınız dikkat dağınıklığı ve zihin yorgunluğunu halini gerçekten yapmak istediğiniz şeylere ayırarak dengeyi bulmuş olursunuz.
Aciliyetin baskı oluşturmasına izin vermeyin
Acil işler, “o anda yapılması gereken küçük şeyler”dir ve asıl önemli işlerin çoğu zaman önüne geçer. Bu küçük ve acil işler sadece “o an için acil”dir ve uzun vadede fayda sağlayacak işleri zora sokar. Eğer aciliyetin yarattığı baskıya boyun eğerseniz, günler hatta haftalarca asıl büyük işleri tamamlayamadan geçirebilirsiniz. Üretken insanlar, küçük işler çok zaman aldığında bunu fark edip bu işleri başkasına vermeyi ve gerçek işlerin ivmesiyle devam edebilmeyi başaran insanlardır.
Toplantılarda programa bağlı kalın
Toplantılar en büyük zaman kaybıdır. Verimli çalışan insanlar eğer izin verirlerse bir toplantının gereksiz detaylarda boğularak sonsuza kadar sürebileceğini iyi bilirler. Bu nedenle toplantının önceden planlanmış başlıklarına odaklanarak toplantının sınırlarını çizer, hem kendileri hem de diğer katılımcılar için zamanı daha etkili yönetmiş olurlar.
Hayır demeyi bilin
‘Hayır’ üretken insanların kullanmaktan çekinmediği güçlü bir kelimedir. Eğer ‘hayır’ demek istiyorsanız, algıları ‘evet’ e yönlendirebilecek “emin değilim” gibi ifadeler kullanmaktan da kaçının. Yeni görevlere hayır demek, zaten sorumlusu olduğunuz görevlere olan bağlılığınızı gösterir ve onları başarıyla tamamlamanıza yardımcı olur. University of California’da yapılan bir araştırmada ‘hayır’ demekte güçlük çeken insanların, daha çok stres ve yorgunluk yaşadığı tespit edildi. ‘Hayır’ı doğru kullanmayı öğrenmek, verimliliğinizi ve motivasyonunuzu arttıracaktır. Warren Buffet’in de dediği gibi, “Başarılı insanlar ile çok başarılı insanlar arasındaki fark, çok başarılı insanların neredeyse her şeye “hayır” demesidir.”
Sadece belirli saatlerde e-postalarınızı kontrol edin
E-postaları önem ve öncelik sırasına göre ayarlamak verimli insanların uyguladıkları etkili yöntemlerden biridir. Postalarını belli bir zaman diliminde kontrol etmelerinin yanı sıra, gelen postaları yollayan kişiyi öne çıkarma gibi özellikleri bulunan uygulamalardan da faydalanırlar. En önemli mailleri için alarm kurarken, önemsiz maiilerini sonsuza kadar görmezden gelme eğilimi gösterirler.
Aynı anda birden fazla şey yapmayın
Üretken insanlar aynı anda birden fazla iş yapmanın verimlilik katili olduğunu çok iyi bilirler. Stanford Üniversitesi’nin yaptığı bir araştırmaya göre tek bir işe odaklanmak, aynı anda birden fazla iş yapmaya göre çok daha verimli bir yöntem. Araştırmacılar, aynı anda bir çok kaynaktan elektronik bilgi yağmuruna tutulan kişilerin dikkatlerini toplayamadıklarını, bilgileri hatırlayamadıklarını ve farklı görevler arasında başarıyla gidip gelemediklerini öne sürüyor. Bazı insanlar çoklu görev yapmayı bir yetenek olarak görüp, kendini göstermek için eşsiz bir fırsat olarak düşünse de, araştırmalar, bu kişilerin düşüncelerini düzenlemede ve alakasız bileri filtrelemek konusunda daha fazla sorun yaşadığı için daha kötü performans gösterdiğini belirtiyor. Kısacası, beyin yalnızca bir seferde tek bir şey üzerinde odaklanabildiği için eğer tek seferde iki iş yapmaya çalışırsanız beyin kapasitenizi aşarak verimliliğinizi düşürmüş olursunuz.
İşleri paylaşın
İhtiyaç duyulduğunda yardım isteyebilecek birilerinin olması herkesin hayatını kolaylaştırır. Verimli insanlar çevrelerindeki tek zeki ve yetenekli insan olmadıklarının bilincindedirler ve zamanı iyi yönetebilmek adına görevlerinin bazılarını devrederler. Bu, en önemli işleriniz üzerinde odaklanmak için size daha çok zaman verir.
Kaynak: Quartz
